Dernière mise à jour : 6 juin 2025

1. Informations que nous collectons via le Voice Bot

Lorsque vous discutez avec notre Voice Bot, nous pouvons collecter différentes catégories d'informations :

• Données vocales et transcriptions :

  • Les enregistrements audio de vos interactions vocales avec le Voice Bot.

  • Les transcriptions textuelles de ces enregistrements vocaux, générées par nos systèmes de reconnaissance vocale. Ces transcriptions sont utilisées pour comprendre votre demande et y répondre.

• Données que vous fournissez directement :

  • Toute information personnelle que vous prononcez et choisissez de partager vocalement (par exemple, votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, ou d'autres détails nécessaires pour traiter votre demande).

• Données d'utilisation et techniques :

  • Horodatage de vos interactions (début et fin de l'appel/interaction vocale).

  • Type d'appareil ou de canal par lequel vous accédez au Voice Bot (par exemple, téléphone fixe, mobile, application vocale).

  • Adresse IP (anonymisée dans la mesure du possible).

  • Données de session (par exemple, durée de la session vocale, nombre de requêtes vocales).

  • Des identifiants uniques de conversation pour suivre le fil de la discussion.

  • Informations techniques sur les performances du Voice Bot et les erreurs rencontrées.

2. Comment nous utilisons vos informations et bases légales (RGPD)

Le Groupe Virtuoz utilise les données collectées via le Voice Bot aux fins suivantes, en s'appuyant sur les bases légales du RGPD :

• Pour vous fournir le service demandé (exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles) : Gérer et répondre à vos questions, requêtes ou commandes spécifiques exprimées vocalement. Cela inclut l'analyse de votre parole pour comprendre votre intention et fournir la réponse la plus pertinente.

• Pour améliorer l'agent conversationnel vocal (intérêt légitime ou consentement) : Analyser les enregistrements vocaux et les transcriptions pour comprendre vos besoins, améliorer la précision de la reconnaissance vocale, la pertinence des réponses du Voice Bot et optimiser ses fonctionnalités. À cette fin, nous privilégions l'utilisation de données anonymisées ou pseudonymisées. Lorsque des données personnelles sont utilisées pour cette amélioration, cela est fondé sur notre intérêt légitime ou votre consentement explicite, selon la nature des données et le contexte.

• Pour la gestion du support client (exécution d'un contrat ou consentement) : Si votre interaction vocale nécessite un suivi humain (par exemple, transfert à un conseiller), nous pouvons transmettre les informations pertinentes (y compris l'enregistrement ou sa transcription) à nos équipes de support, avec votre consentement explicite si nécessaire.

• Pour des raisons techniques et de sécurité (intérêt légitime ou obligation légale) : Détecter, prévenir et résoudre les problèmes techniques, les tentatives d'abus ou les fraudes.

• Pour des statistiques agrégées et anonymisées (intérêt légitime) : Réaliser des analyses statistiques sur l'utilisation du Voice Bot pour améliorer nos services, sans identifier personnellement les utilisateurs.

3. Conformité au RGPD et vos droits

En tant que Groupe Virtuoz, nous nous engageons à respecter les principes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles.

• Délégué à la Protection des Données (DPO) : Le Groupe Virtuoz a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) que vous pouvez contacter pour toute question relative à la protection de vos données personnelles. Ses coordonnées sont disponibles dans la section "Nous contacter".

• Base légale du traitement : Le traitement de vos données est fondé sur :

  • Votre consentement (Article 6.1.a du RGPD) lorsque vous interagissez avec le Voice Bot et fournissez des informations personnelles ou vocales pour des traitements spécifiques. Dans le cas d'un appel entrant vers notre Voice Bot, votre acceptation des conditions d'utilisation lors du début de l'interaction (par exemple, par une annonce vocale d'information) peut valoir consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, aussi facilement que vous l'avez donné, sans que cela n'affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

  • L'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (Article 6.1.b du RGPD) à votre demande (par exemple, si le Voice Bot vous aide à finaliser un achat, une inscription, ou un support client).

  • Notre intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD) à améliorer nos services, à optimiser la performance de notre Voice Bot et à assurer la sécurité de nos systèmes, dans le strict respect de vos droits et libertés fondamentaux. Nous veillons à ce que nos intérêts légitimes ne prévalent pas sur les vôtres.

  • Une obligation légale (Article 6.1.c du RGPD) le cas échéant.

• Durée de conservation des données : Nous conservons vos données personnelles (y compris les enregistrements vocaux et transcriptions) uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour respecter les exigences légales ou réglementaires applicables. Les données des conversations vocales peuvent être conservées pour une durée limitée à des fins d'amélioration du service et de qualité, puis anonymisées ou supprimées conformément à notre politique interne de conservation des données.

• Vos droits en matière de protection des données : Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d'accès (Article 15 RGPD) : Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant, y compris les transcriptions de vos interactions.

  • Droit de rectification (Article 16 RGPD) : Vous pouvez demander la correction de toute donnée personnelle inexacte ou incomplète.

  • Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") (Article 17 RGPD) : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, y compris les enregistrements vocaux et transcriptions, sous certaines conditions.

  • Droit à la limitation du traitement (Article 18 RGPD) : Vous pouvez demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles.

  • Droit à l'opposition (Article 21 RGPD) : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas, notamment au traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à des fins de marketing direct.

  • Droit à la portabilité des données (Article 20 RGPD) : Vous pouvez demander à recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à ce qu'elles soient transférées à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

  • Droit de retirer votre consentement (Article 7.3 RGPD) : Si le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les informations fournies à la fin de cette politique. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois.

• Droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Contrôle (Article 77 RGPD) : Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles par le Groupe Virtuoz ne respecte pas le RGPD, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente. En France, il s'agit de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

4. Partage de vos informations et Transfert hors de l'EEE

Nous pouvons partager vos informations dans les situations suivantes, toujours dans le respect de la confidentialité et des lois applicables :

• Avec des fournisseurs de services tiers : Nous pouvons faire appel à des sociétés ou des individus pour nous aider à exploiter, maintenir ou améliorer le Voice Bot (par exemple, des plateformes d'hébergement, des services de reconnaissance vocale tiers, des outils d'analyse). Ces tiers n'auront accès à vos données que pour effectuer ces tâches en notre nom et sont contractuellement tenus de garantir leur confidentialité et leur sécurité.

• Transferts d'entreprise : En cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, vos données personnelles, y compris les enregistrements vocaux, pourraient être transférées. Nous vous informerons avant qu'un tel transfert n'ait lieu et qu'elles ne soient soumises à une politique de confidentialité différente.

• Transfert de données hors de l'Espace Économique Européen (EEE) : Dans certains cas, il est possible que vos données personnelles soient traitées ou stockées par nos fournisseurs de services situés en dehors de l'EEE. Dans de telles situations, nous veillons à ce que le transfert soit effectué conformément aux exigences du RGPD, en mettant en place des garanties appropriées telles que les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne (CCT), des décisions d'adéquation, ou d'autres mécanismes légaux reconnus pour assurer un niveau de protection équivalent à celui de l'EEE. Vous pouvez nous contacter pour obtenir une copie de ces garanties.

• Conformité légale : Nous pourrions être amenés à divulguer vos informations si la loi l'exige ou si nous pensons de bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour :

  • Se conformer à une obligation légale.

  • Protéger et défendre les droits ou la propriété du Groupe Virtuoz.

  • Prévenir ou enquêter sur d'éventuelles infractions liées à l'utilisation du Voice Bot.

  • Protéger la sécurité personnelle des utilisateurs ou du public.

5. Sécurité des informations

La sécurité de vos données, y compris vos données vocales, est une priorité pour nous. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (Article 32 RGPD) pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, l'altération, la divulgation ou la destruction. Cela inclut le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d'accès stricts, des audits réguliers et la sensibilisation de notre personnel. Cependant, aucune transmission de données sur Internet ou méthode de stockage électronique n'est totalement sécurisée. Bien que nous nous efforcions de protéger vos informations, nous ne pouvons garantir leur sécurité absolue.

6. Confidentialité des enfants

Notre Voice Bot n'est pas conçu pour les personnes de moins de 18 ans ("Enfants"). Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants via nos interactions vocales. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous pensez que votre enfant nous a fourni des données personnelles via le Voice Bot, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons collecté des données personnelles auprès d'enfants sans le consentement parental vérifié, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations.

7. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement en publiant la nouvelle politique sur cette page et en mettant à jour la date de "Dernière mise à jour". Nous pourrions également vous notifier par e-mail et/ou via un avis bien visible sur nos services avant l'entrée en vigueur des modifications. Il est conseillé de consulter régulièrement cette politique pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

8. Nous contacter

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité, l'exercice de vos droits ou toute autre préoccupation relative à la protection des données, veuillez nous contacter :

• Délégué à la Protection des Données (DPO) : [Nom du DPO ou service désigné]

• Par e-mail : [Adresse e-mail du DPO ou service support, ex: dpo@groupevirtuoz.com]

• Par courrier postal : [Adresse postale du Groupe Virtuoz]

• Page de contact : [Lien vers la page "Contactez-nous" du Groupe Virtuoz]

Mise à jour des Termes et Conditions d'Utilisation

Pour les Termes et Conditions, la mise à jour RGPD sera moins impactante car la politique de confidentialité est le document principal pour cela. Cependant, je vais m'assurer que les renvois à la Politique de Confidentialité sont clairs et que les mentions sur la collecte de données via le Voice Bot sont cohérentes et renvoient bien vers la politique.

Voici la version mise à jour :

Termes et Conditions d'Utilisation du Groupe Virtuoz (Mise à Jour RGPD)

Date d'entrée en vigueur : 6 juin 2025

Bienvenue chez le Groupe Virtuoz !

Les présentes Termes et Conditions d'Utilisation ("Conditions") régissent votre accès et votre utilisation des services proposés par le Groupe Virtuoz (ci-après "Nous", "Notre", "Nos"), y compris nos sites web, applications, produits, services et, spécifiquement, notre agent conversationnel vocal (Voice Bot / Call Bot) (collectivement, les "Services").

En accédant ou en utilisant nos Services, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions. Si vous n'acceptez pas toutes les Conditions, vous ne devez pas utiliser nos Services.

1. Acceptation des Conditions

En utilisant nos Services, vous déclarez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions, ainsi que par notre Politique de Confidentialité (disponible [ici](Lien vers votre politique de confidentialité) ou en nous contactant). Ces documents forment un accord juridiquement contraignant entre vous et le Groupe Virtuoz.

2. Accès et Utilisation des Services

• Éligibilité : Vous devez avoir au moins 18 ans pour utiliser nos Services, ou l'âge de la majorité légale dans votre juridiction, si celui-ci est supérieur.

• Votre Compte (le cas échéant) : Si les Services nécessitent la création d'un compte, vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion et de toutes les activités effectuées via votre compte. Vous devez nous informer immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre compte.

• Utilisation Générale : Vous vous engagez à utiliser nos Services de manière licite, respectueuse et appropriée. Vous ne devez pas utiliser les Services pour :

  • Mener des activités illégales ou frauduleuses.

  • Envoyer ou transmettre du contenu diffamatoire, obscène, menaçant, harcelant, violent ou autrement répréhensible.

  • Violer les droits d'autrui, y compris les droits de propriété intellectuelle ou de vie privée.

  • Introduire des virus, chevaux de Troie, vers ou tout autre code malveillant.

  • Tenter d'obtenir un accès non autorisé à nos systèmes ou aux comptes d'autres utilisateurs.

  • Surcharger, endommager ou perturber la fonctionnalité de nos Services.

3. Utilisation Spécifique de l'Agent Conversationnel Vocal (Voice Bot / Call Bot)

• Finalité : Notre Voice Bot est conçu pour vous aider avec des requêtes spécifiques, fournir des informations et faciliter certaines transactions ou processus de support. Il n'est pas destiné à remplacer l'interaction humaine pour toutes les situations.

• Collecte et Traitement des Données Vocales : Vous êtes informé que vos interactions vocales avec notre Voice Bot peuvent être enregistrées et transcrites. Ces enregistrements et transcriptions, ainsi que toute information personnelle que vous fournissez vocalement, sont collectés et traités conformément à notre Politique de Confidentialité. En interagissant avec le Voice Bot, vous consentez à cette collecte et à ce traitement pour les finalités décrites dans ladite politique.

• Données Personnelles et Sensibles : Pour votre protection, veuillez ne pas divulguer d'informations personnelles sensibles (telles que des données de santé, informations d'orientation sexuelle, opinions politiques, informations génétiques ou biométriques, etc.) non expressément requises par votre requête spécifique lors de votre interaction avec le Voice Bot. Le Groupe Virtuoz décline toute responsabilité pour la protection de ces données si elles ont été fournies volontairement et sans nécessité évidente pour le traitement de votre demande.

• Exactitude des Informations : Bien que nous nous efforcions d'assurer la précision des informations fournies par le Voice Bot, celles-ci peuvent ne pas être exhaustives ou à jour en temps réel. Pour les informations critiques ou des décisions importantes, veuillez toujours vérifier auprès d'une source humaine ou d'un autre canal officiel du Groupe Virtuoz.

4. Propriété Intellectuelle

Tous les contenus, éléments visuels, logiciels, textes, graphiques, logos, icônes, images, clips audio, téléchargements numériques, compilations de données et logiciels présents sur les Services sont la propriété du Groupe Virtuoz ou de ses concédants de licence et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle. Vous n'êtes pas autorisé à reproduire, distribuer, modifier, créer des œuvres dérivées, afficher publiquement, exécuter publiquement, republier, télécharger, stocker ou transmettre tout matériel de nos Services, sauf dans les cas expressément autorisés par les présentes Conditions.

5. Exonération de Garantie

Nos Services sont fournis "tels quels" et "selon la disponibilité", sans aucune garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite. Le Groupe Virtuoz ne garantit pas que les Services seront ininterrompus, exempts d'erreurs, sécurisés, que les défauts seront corrigés, ou que le serveur qui les rend disponibles est exempt de virus ou d'autres composants nuisibles.

6. Limitation de Responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, le Groupe Virtuoz, ses dirigeants, employés, agents, partenaires et concédants de licence ne seront en aucun cas responsables des dommages directs, indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris, sans s'y limiter, la perte de profits, de données, d'utilisation, de clientèle ou d'autres pertes immatérielles, résultant de (i) votre accès ou votre utilisation ou votre incapacité à accéder ou à utiliser les Services ; (ii) tout contenu obtenu à partir des Services ; et (iii) l'accès non autorisé, l'utilisation ou l'altération de vos transmissions ou de votre contenu, qu'ils soient fondés sur une garantie, un contrat, un délit (y compris la négligence) ou toute autre théorie juridique, que nous ayons été informés ou non de la possibilité de tels dommages.

7. Indemnisation

Vous acceptez de défendre, d'indemniser et de tenir à l'écart le Groupe Virtuoz, ses sociétés affiliées, concédants de licence et prestataires de services, ainsi que leurs dirigeants, administrateurs, employés, contractants, agents, concédants de licence, fournisseurs, successeurs et ayants droit respectifs, de toute réclamation, responsabilité, dommage, jugement, sentence, perte, coût, dépense ou honoraires (y compris les honoraires d'avocat raisonnables) découlant de ou liés à votre violation des présentes Conditions ou à votre utilisation des Services, y compris, mais sans s'y limiter, toute utilisation du contenu, des services et des produits des Services autre que celle expressément autorisée dans les présentes Conditions.

8. Modifications des Conditions

Nous pouvons réviser et mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre à notre seule discrétion. Toutes les modifications entrent en vigueur immédiatement après leur publication et s'appliquent à tous les accès et utilisations des Services par la suite. Votre utilisation continue des Services après la publication des Conditions révisées signifie que vous acceptez les modifications.

9. Loi Applicable et Juridiction

Les présentes Conditions sont régies et interprétées conformément aux lois de la France, sans égard à ses dispositions en matière de conflit de lois. Tout litige découlant des présentes Conditions sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents de Lyon, France.

10. Contact

Pour toute question concernant les présentes Conditions, veuillez nous contacter à :

• Adresse e-mail : contact@groupe-virtuoz.com

• Adresse postale : 254 Rue de Vendôme 69003 LYON

• Page de contact : https://simplissime.ai

Points clés des mises à jour RGPD :

• Politique de Confidentialité :

  • Inclusion explicite d'un DPO (avec ses coordonnées, ou un renvoi vers la section contact).

  • Détails sur le transfert de données hors EEE et les garanties associées.

  • Renforcement de la clarté sur la base légale de chaque traitement.

  • Insistance sur le droit de retirer le consentement et sa facilité.

  • Rappel clair du droit de déposer une plainte auprès de la CNIL.

  • Mention de l'anonymisation/pseudonymisation pour l'amélioration du service.

• Termes et Conditions :

  • Mises à jour des renvois vers la Politique de Confidentialité avec des liens si possible.

  • Précisions sur les données sensibles non requises par le Voice Bot.

  • Coordonnées du DPO ajoutées à la section contact de la Politique de Confidentialité.